Formulare sind unabdingbar für betriebliche Abläufe. Sie steuern einen Großteil der internen und externen Kommunikation und sind ein Spiegel der betrieblichen Prozesse. Immer öfter ersetzen sie sogar den persönlichen Kontakt mit dem Kunden und werden damit zum erfolgskritischen Faktor für einen Geschäftsabschluss. Gerade deshalb ist es so wichtig, bei einem Formularprojekt zunächst die zugrunde liegenden Prozesse kritisch zu hinterfragen und – da wo es notwendig ist – zu optimieren. Was soll mit dem Formular erreicht werden? Welche Angaben werden tatsächlich benötigt? Welches Formular kann vielleicht sogar entfallen, weil die entsprechenden Daten bereits vorliegen? Kann ein zusätzlicher Nutzen erzielt werden?
Die aussagekräftige Beantwortung dieser Fragen und die Umsetzung der Prozessoptimierung in betriebliche Abläufe ist in der täglichen Arbeit oftmals eine Herausforderung. Sich dieser zu stellen und dabei innovative Wege zu beschreiten ist aber notwendig, um im Ergebnis eine kundenorientierte Um- oder Neugestaltung der Formulare zu erreichen, die von den eigenen Mitarbeitern getragen und von den Kunden akzeptiert wird.